写给职场新人的电邮使用指南

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不知不觉又到了同学们写毕业论文的时候。在找工作和真正的工作中,大家会经常接触电子邮件,我来提供一份(我觉得)简明易懂的电邮使用指南。

概述

今年3月8日,电子邮件之父和@符号的发明者雷·汤姆林森去世。截止当时,全球每天发送出去的邮件有1990亿封,至少有10亿用户在使用电子邮件。

电子邮件是一种全球统一认可的沟通方式,任何上网设备都能够接受。尽管如此,在不同地区对电子邮件的使用频率和使用偏好却不尽相同。在欧美,人们把电子邮件作为与友人分享信息的最常用载体——至少在Facebook出现之前是这样。之前几年的调查显示,新闻网站的文章被分享出去的最常用途径就是电子邮件。有时,他们只是在邮件里面简单的说一两句话,把邮件当短消息使用。

在日本,则是反过来把短信或曰彩信当邮件使用。因为早在功能手机时代,日本的手机就可以发表比140字的短信要长很多的信息,所以通过手机发送的专有格式邮件,成为日本人使用电子邮件的主要方式。而日本人动辄于一天内有上百封的留讯往来,基本上是把手机邮件当即时消息。

而在中国,则是一开始就进化到了信息沟通的终极阶段——即时消息。如果把我们的每一条即时消息,都算成是一条邮件的话,那么我们每天可能要发上千条“邮件”,比日本人更过分。比中国更晚,世界其他地区前几年开始也正在缓慢进入即时通信时代,电邮使用率在进一步下降。

1. 今日电邮的地位:正式的商务沟通工具和工作档案

习惯使用即时信息交流的人,还需要邮件吗?当然。电子邮件在职场至少能起到以下不可替代的作用:

  • 跨部门联系的统一语言;
  • 阐述难以简单用口头表达说明清楚的事项;
  • 正式工作报告,日常请示和审批;
  • 工作项目的历史档案;
  • 展示责任、维护权益,作为意见不合时和争端解决的依据。

电子邮件的出现,打破了人际沟通在时间和空间上的限制。电子邮件的概念借自白纸黑字书写的邮件,而当年的邮件已经可以实现所谓“异步沟通”。但是一来一往可以长达几个月,信息的传输效率极低,根本不能作为可依赖的方式。因此在中间的过渡期还是需要电话这样的工具,使得人们不得不回到同步沟通。电子邮件的出现既免费又快速,真正使得异步沟通成为了可能。人们可以在收到邮件之后几个小时或者一两天之内进行回复,这个时间既不短又不会太长。

在空间上,人们以前要想打电话必须在固定的处所,收发邮件也需要有一个固定的信箱。而电子邮件的地址是随着人的身体携带的,尽管后来手机也实现了同样的目的,但电子邮件是一切的开端。同时,电子邮件也比其他的方式更早地实现了,即使不是在自己本人的设备上,也可以登录后查收属于自己的信息。

因此,对于现阶段的人来说,在确保邮件不会被过滤入垃圾邮件的前提下,电子邮件是一种比较保险和正式的沟通方式,商务往来中一般使用邮件作为沟通结果的存档。相对而言,比电子邮件还要保险的沟通方式应该是电话,打电话往往可以确保你联系到对方。但是因为电话很多时候都起到确认收到邮件与否的作用,所以有时并不是最正式的沟通手段。

2. 商务邮件的几条基本原则

  • 谨记每一封邮件都是正式存档。
    所以,不要在邮件中聊天。邮件作为沟通的成果固定,没必要给老板展示你们讨论问题的全过程。
  • 不要把自己的脾气和意见带入邮件当中。
    私下交流怎么说都好,但作为“呈堂证供”的邮件,要是引起歧义和误解,麻烦就多了。
  • 邮件是“笔谈”,对内宽松,对外正式。
    内部沟通讲究效率,邮件应该直奔主题。而对外邮件,则一定程度代表自身素质和公司形象。
  • 私人问题和网购等场合不要用公司邮箱。
    实际上,非常多的公司都会完全监控你的工作邮箱里的每一封邮件。让公司知道你下班时在干什么不是个好主意。

3. 第一步——选择合适的邮箱

刚刚走入社会的求职者,可能会面对重新选择一个适合的邮箱的问题。有不少我接触过的公司都会拒绝使用QQ邮箱,或者把自己的邮件签名设置成火星文或奇怪名字的人。至少对于互联网公司而言,一个人不会修改默认设置,只能随波逐流,给什么用什么,似乎不是一个好兆头。即使并非互联网公司这么挑剔,对其他公司最好也遵循同样的规矩。

选用不存在网站旗下的Gmail是一个不错的主意。国内大多数邮箱都可以收到来自Gmail的邮件,所以不用担心。用Outlook或者苹果的@me.com邮箱都可以。确实要选择国内邮箱的话,网易系列邮箱,或者QQ邮箱的别名——@foxmail.com邮箱都可以选择。尽可能的选用姓名拼音全拼作为邮箱地址的前缀。

你可以把新申请的求职邮箱的邮件,以及未来单位给你的邮箱的邮件都自动转发到你常用的邮箱,但请务必注意接下来的设置:

在信箱的寄件人姓名以及邮件签名的设置中,一定要写清楚真实姓名,以及必要的联系方式。在设置当中去掉信纸等花哨的东西。因为在网速不好的条件下,光是加载这些信纸就会耗费很长时间,使得邮件的真正内容被淹没。

总而言之,在拿不准领导喜好如何的情况之下,需要把邮箱当中体现自己个性的部分全都先去掉。如果公司有要求,还应该按要求给自己的邮箱签名换上公司的统一模板。

还有,请记得把简历保存为PDF格式。

4. 确定主题和收件人

在写信时有一些基本的原则,但是很容易被人们忽略。哪怕是已经工作几年的人,有时候也会犯这个毛病。

  • 一封邮件只写一个主题。
    在一封家书之中包罗万象那是上辈子的事情。电子邮件是没有成本和时间差的,所以宁可把所有的主题都拆开,分成四五封邮件发送,也不要把所有东西都写在同一封信里。
  • 主题应包含所有核心关键点。
    邮件的主题应该怎么写呢?比较下面两个主题:
    ——“报告”
    ——“XX部门3月1日下午关于XXX问题的处理结果报告”
    不用说大家也知道该选择哪一种写法。
  • 同一件事情的发起——跟进——考核在同一个线程完成。
    所谓线程,是指原邮件,回复邮件,回复上次回复的邮件等组成的一长串邮件的集合。多数邮箱服务的网页版,都支持把同一线程的邮件及其回复放在一起,看起来像是聊天界面。所以,多次回复之后邮件标题有一长串的“Re: Re: Re: Re: Re: Re: ”,可以删掉多余的,只留下一个Re: 就行。
  • 紧急邮件发布同时在聊天工具,电话等地通知。
    就像上面说的一样,打电话往往可以确保你联系到对方,起到确认收到邮件与否的作用。
  • 仔细检查收件人。
    首先,区分“回复”和“回复全部”。公司群发邮件一般是通知,如果确有必要回信,只回复发件人,不要群回。
    其次,“抄送”的意思是抄送给的那个人必须知道,但没有义务回复。一般是抄送给上级领导或者大Boss。只有和你的直接主管达成共识以后,才抄送更高的领导。

5. 撰写正文

  • 转发邮件时,要及时摘除不适合转发的信息。
    在说其他事项前,这条是最重要的。什么是“不适合转发的信息”?简单说,没必要让对方知道的都要删除,而不是你觉得对方知不知道都无所谓的就留着。
  • 推荐去掉所有正文样式。
    在有些邮箱(比如Gmail)选择纯文本,另一些(比如网易邮箱)选择系统默认的字体和字号,不要用奇怪的字体、字号或颜色。
  • 长文字直接写入正文,不要只放在附件里。
    如果文字带有图表,用(图1)(图2)等占位符表示图片位置,将配图命名为“图1.jpg”“图2.jpg”等插入附件。然后,再配上同样文字的DOC/XLS/PPT或者PDF格式副本。
  • 在正文开头附上目录。
  • 写完要检查,避免错别字。
    对外邮件要用上你知道的各种文明用语。你在和客户或合作伙伴面对面的时候怎么说,就在邮件里怎么写。

6. 附件

  • 要提示收件人查看附件。
  • 邮件正文的副本要放在附件里。
    如果是未定稿,采用DOC/XLS/PPT格式;如果是定稿,采用PDF格式。考虑到某些电脑不支持DOCX/XLSX/PPTX格式,保存时要选择兼容模式。
  • 附件超过4个要压缩打包。
    ZIP格式压缩包是绝大多数电脑都可以打开的格式。如果你安装了国产压缩软件(比如好压),切记不要直接点下一步,保存为它们专属的格式!
  • 一般不要发布特殊格式的附件。
    比如,Xmind和Mindmanager同为思维导图软件,但格式不兼容。不过,它们都可以导出为图片或者PDF格式文件。请替收件人着想,他们很可能是在手机上看邮件。

那么,祝各位求职和工作顺利!

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